Descubre qué es el arqueo de caja y cómo aplicarlo
El arqueo de caja es el proceso por medio del cual se recuentan todas las transacciones de dinero llevadas a cabo en un negocio o PYME durante un período de tiempo determinado.
Índice de contenido:
El manejo y control de efectivo es una de las actividades más delicadas en cualquier PYME o negocio. El arqueo de caja es uno de los mejores ejemplos de esa complicación, dado que requiere de personal cualificado y medidas de control específicas que eviten errores, robos o pérdidas durante el proceso, y garanticen la seguridad del efectivo y de los valores de la empresa.
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¿Qué es un arqueo de caja?
Cualquier persona que trabaja con efectivo en un negocio sabe que es un arqueo de caja y lo poco grato que resulta, en ocasiones, llevarlo a cabo. Es el proceso por medio del cual se recuentan todas las transacciones de dinero llevadas a cabo en un negocio o PYME durante un período de tiempo determinado. Tiene la finalidad de certificar que el saldo de dinero existente en caja se corresponde con el saldo contable, es decir, con el total de pagos, cobros y devoluciones realizados en efectivo, tarjeta o cualquier otro método aceptado por la empresa.
El arqueo de caja permite encontrar posibles errores en el balance total, solucionarlos y analizar las razones para prevenirlas. Posibilitan que la contabilidad de la empresa refleje de manera fiel su realidad económica y financiera; y además, que los responsables de caja actúan con profesionalidad, honestidad y eficiencia.
Pasos a seguir para realizar un arqueo de caja
Un arqueo de caja puede realizarse de manera rutinaria una vez al día, cuando ha terminado la jornada laboral, o de manera espontánea en cualquier momento. Es conveniente realizarlos cada vez que termina el turno de un responsable de caja, para certificar de esta manera, que bajo su supervisión no se ha producido ningún descuadre.
El procedimiento manual tradicional para llevar a cabo el arqueo de caja consiste, en primer lugar, en identificar todas las transacciones de cobro y pago, realizadas durante el día. Esto supone contar el efectivo disponible en caja al momento del cierre.
En segundo lugar, comprobar que el total de efectivo en caja, se corresponde con el saldo de la caja contable de la empresa. Hay que tener en cuenta:
- Los pagos recibidos por el resto de medios habilitados, como tarjetas de débito y crédito, compras en línea o tickets de regalo.
- Las partidas presupuestarias en efectivo u otra fórmula que hayan salido con destino a hacer frente a obligaciones de la empresa, por ejemplo el pago a proveedores.
- Las devoluciones o cambios realizados, y sus modos: reintegro del importe de compra en efectivo o a tarjeta, entrega de un vale o cualquier otra fórmula aceptada. Los cambios son complicados por las diferencias de valor entre los objetos y servicios.
- Los descuentos realizados por diferentes motivos.
Por último, el responsable del arqueo realizará un acta de cierre con sus observaciones, en la que dejará constancia del cuadre o las diferencias de caja. Dependiendo de la política de cada empresa, este acta será después remitida al departamento de contabilidad para su análisis.
Posibles problemas en un arqueo de caja
En un arqueo de caja, pueden darse dos tipos de descuadres que conllevan situaciones problemáticas:
- La falta de dinero. Esta situación se da cuando el dinero que hay en caja es inferior al saldo contable de la empresa.
- Hay dinero sobrante. Situación contraria a la anterior, en la que el dinero de caja es superior al saldo contable de la empresa.
Razones de los problemas en un arqueo de caja
Las razones de que el saldo contable no corresponda con el efectivo en un arqueo de caja pueden ser de tipo intencional o no:
- Hurtos internos o externos.
- Errores al realizar el registro contable, debido a una contabilidad deficiente, a una equivocación en el conteo o a la falta de justificantes de pago o cobro, entre otras razones.
- Errores al cobrar o pagar por parte de la persona encargada de la caja.
¿Qué se hace cuando hay faltantes en un arqueo de caja?
En caso de encontrar faltantes o sobrantes durante un arqueo de caja puede procederse de diferentes maneras:
- Llevando una cuenta de diferencias contables.
- Calculando los faltantes como gastos en la contabilidad general.
- Haciendo que el encargado de caja asuma el faltante de su propio bolsillo.
Un arqueo de caja es, por lo tanto, un procedimiento esencial para comprobar que saldo contable y saldo de efectivo son iguales. Con ello se asegura que la situación financiera y económica de la empresa se correspondan con la realidad.
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